Algemene voorwaarden

1. Begrippen

1.1 Meetflows: Meetflows V.O.F., gevestigd aan de Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre, KvK 87868024.

1.2 Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die diensten afneemt van Meetflows.

1.3 Diensten: marketingdiensten, AI-automatiseringen, software waaronder het klantsysteem en de automatiseringen, websites, funnels, advertentiecampagnes en alle daarmee samenhangende werkzaamheden.

1.4 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Meetflows en de klant.

1.5 Software: alle digitale producten, AI-assistenten, automatiseringen, dashboards, portalen en systemen die Meetflows levert.

1.6 Persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en subverwerker hebben de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming eraan geeft.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten, diensten en producten van Meetflows.

2.2 Afwijkingen gelden alleen als Meetflows die schriftelijk heeft bevestigd.

2.3 De voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Deze voorwaarden gelden uitsluitend tussen bedrijven onderling. Zij zijn niet van toepassing op consumenten.

2.5 Verwerkt Meetflows persoonsgegevens namens de klant, dan geldt de verwerkersovereenkomst in artikel 18.

3. Diensten en uitvoering

3.1 Meetflows levert marketingdiensten, AI-oplossingen, websites, funnels, advertentiecampagnes en software.

3.2 De werkzaamheden kunnen onder meer bestaan uit:

• het ontwikkelen van websites, landingspagina's en funnels
• het inrichten van een klantsysteem met automatiseringen
• het bouwen en beheren van AI-assistenten voor de opvolging van leads
• het inrichten van systemen om reviews te verzamelen
• het beheren van advertentiecampagnes via Meta en Google, optioneel

3.3 Meetflows mag werkzaamheden door derden laten uitvoeren.

4. Abonnement en looptijd

4.1 Alle software, automatiseringen en diensten rondom het klantsysteem worden geleverd op basis van een abonnement van dertig dagen.

4.2 Het abonnement wordt automatisch verlengd, tenzij het volgens deze voorwaarden is opgezegd.

4.3 Het abonnement is maandelijks opzegbaar, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

4.4 Opzeggen doe je schriftelijk per e-mail.

5. Prijzen en betaling

5.1 Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Bij klanten binnen de EU kan de btw worden verlegd. Klanten buiten de EU kunnen zijn vrijgesteld.

5.2 Betaling gebeurt vooraf en automatisch, per creditcard, incasso of een vergelijkbare methode.

5.3 Bij niet tijdige betaling geldt de procedure in artikel 5.4.

5.4 Te late betaling.

• Er volgt een eerste herinnering met een betaaltermijn van zeven dagen.
• Blijft betaling uit, dan volgt een tweede herinnering met een termijn van vijf dagen.
• Daarna volgt een laatste aanmaning, waarmee de klant formeel in verzuim is.
• Blijft betaling daarna nog steeds uit, dan mag Meetflows de toegang tot alle diensten en software direct opschorten of blokkeren, en de vordering overdragen aan een incassobureau of gemachtigde.
• Alle bijkomende incassokosten, gerechtelijke kosten en rente komen voor rekening van de klant.
• Alle lopende verplichtingen blijven verschuldigd tot het openstaande bedrag volledig is voldaan.

6. Website, abonnement en eigendom

6.1 Het abonnement is maandelijks opzegbaar. Voor het abonnement zelf geldt geen minimale looptijd.

6.2 De website wordt gebouwd en geleverd als onderdeel van het lopende abonnement. Zolang het abonnement loopt blijft de website eigendom van Meetflows, en verzorgt Meetflows de hosting, het onderhoud en de wijzigingen.

6.3 Het domein staat altijd op naam van de klant, ook in de eerste twaalf maanden. Dit artikel gaat uitsluitend over de website zelf: het ontwerp, de inhoud en de bijbehorende bestanden.

6.4 Is de klant twaalf maanden onafgebroken klant geweest, dan gaat het eigendom van de website bij beëindiging van het abonnement kosteloos over op de klant.

6.5 Afkopen binnen twaalf maanden. Beëindigt de klant het abonnement binnen twaalf maanden en wil hij de website behouden, dan betaalt hij eenmalig een afkoopsom van EUR 995 exclusief btw. Na ontvangst daarvan gaat het eigendom van de website over op de klant.

6.6 Zegt de klant binnen twaalf maanden op zonder af te kopen, dan wordt de website offline gehaald. De bestanden, ontwerpen en inhoud blijven bij Meetflows. Meetflows is in dat geval niet verplicht kopieën of back-ups te verstrekken.

6.7 Nadat het eigendom is overgegaan is Meetflows niet meer verantwoordelijk voor hosting, onderhoud, updates, beveiliging of de prestaties van de website, tenzij daarover een aparte afspraak is gemaakt. De klant regelt vanaf dat moment zelf de hosting.

7. Geen restitutie

7.1 Betalingen aan Meetflows zijn definitief en worden niet gerestitueerd. Dit geldt voor abonnementskosten, opstartkosten, verbruikskosten en alle andere bedragen onder de overeenkomst.

7.2 Door diensten af te nemen erkent de klant dat deze op maat worden gemaakt, direct na betaling in gang worden gezet en niet zijn terug te draaien zodra de levering is begonnen.

7.3 Vroegtijdig opzeggen geeft geen recht op restitutie van een reeds betaalde periode.

7.4 Uitzondering: 30 dagen geld terug. In afwijking van 7.1 tot en met 7.3 kan de klant binnen dertig dagen na de start van het abonnement schriftelijk aangeven niet tevreden te zijn. Meetflows betaalt in dat geval het betaalde abonnementsgeld terug. De garantie geldt eenmalig per klant en alleen voor het abonnement, niet voor verbruikskosten die aan derden zijn afgedragen zoals berichtenverkeer en advertentiebudget.

8. Terugboekingen

8.1 De klant zegt toe geen terugboeking of betaalgeschil te starten voor diensten die zijn geleverd.

8.2 Bij een terugboeking mag Meetflows bewijs van de overeenkomst, het gebruik van het platform en de levering aan de betaaldienstverlener overleggen.

8.3 Wordt een terugboeking ingediend, dan mag Meetflows alle diensten en toegang tot de software direct opschorten of beëindigen, zonder aankondiging.

8.4 De klant is het volledige betwiste bedrag verschuldigd, vermeerderd met de administratie-, incasso- en juridische kosten die Meetflows daardoor maakt.

9. Wanneer de dienst is geleverd

9.1 De dienst geldt als geleverd zodra:

• de website is afgerond en ter beoordeling beschikbaar is gesteld
• het klantsysteem, de automatiseringen en de software zijn ingericht
• de klant zijn inloggegevens en de onboardinginstructies heeft ontvangen

9.2 De klant beoordeelt de opgeleverde onderdelen op tijd. Reageert de klant niet binnen veertien dagen op een oplevermelding, dan geldt de dienst als geaccepteerd.

9.3 Begeleiding en training kunnen worden geboden, maar zijn geen voorwaarde voor levering.

10. Verbruikskosten

10.1 Naast het abonnement kunnen verbruikskosten ontstaan, onder meer voor sms- en mms-berichten, telefoongesprekken, het aanhouden van telefoonnummers, AI-gebruik en nummerinformatie.

10.2 De actuele tarieven staan in het dashboard van de klant of worden op verzoek verstrekt. Meetflows mag deze tarieven aanpassen met een aankondiging van dertig dagen.

10.3 Verbruikskosten worden automatisch afgeschreven via de opgeslagen betaalmethode. De klant zorgt dat er altijd een geldige betaalmethode bekend is.

10.4 Meetflows is niet aansprakelijk voor kosten die voortkomen uit het gebruik door de klant zelf, waaronder grote aantallen berichten, intensief AI-gebruik of gesprekken naar het buitenland.

11. Akkoord bij afname

11.1 Door diensten af te nemen, via de website, een afrekenpagina of op een andere manier, bevestigt de klant dat hij:

• deze voorwaarden heeft gelezen, begrepen en aanvaard
• akkoord gaat met het restitutiebeleid in artikel 7
• afziet van het starten van terugboekingen zoals beschreven in artikel 8
• de bepalingen over het websiteabonnement en het eigendom in artikel 6 heeft gezien

11.2 Meetflows mag verlangen dat deze voorwaarden vooraf uitdrukkelijk worden aanvaard via een vinkje of een digitale handtekening.

12. Geen resultaatgarantie

12.1 Meetflows voert het werk naar beste kunnen uit, maar geeft geen garantie op resultaten zoals het aantal leads, omzet, winst, kostenbesparing of posities in zoekmachines.

12.2 Resultaten hangen mede af van factoren buiten de invloed van Meetflows.

12.3 De klant kan Meetflows niet aansprakelijk stellen voor tegenvallende resultaten, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Meetflows is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of schade door het uitvallen van systemen van derden.

13.2 Wordt aansprakelijkheid toch vastgesteld, dan is deze beperkt tot het factuurbedrag van de maand waarin de schade is ontstaan, voor zover de wet dat toestaat.

13.3 Meetflows is niet verantwoordelijk voor fouten, storingen of beperkingen van advertentieplatformen, koppelingen, AI-modellen, klantsystemen of andere software van derden.

13.4 De klant vrijwaart Meetflows tegen aanspraken van derden die samenhangen met het gebruik van de software, de AI-assistenten, de campagnes, de automatiseringen of de gegevens die daar doorheen gaan.

14. Gebruik van de software

14.1 De klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht op de software.

14.2 Het is de klant niet toegestaan:

• de software te kopiëren, te verveelvoudigen, te reverse-engineeren of te verspreiden
• AI-assistenten of automatiseringen te gebruiken voor spam, onrechtmatige activiteiten of misbruik
• systemen of beveiligingslagen te omzeilen, te overbelasten of te misbruiken
• koppelingen te gebruiken in strijd met het beleid van Meta, Google, WhatsApp of andere partners

14.3 Bij een vermoeden van misbruik mag Meetflows accounts blokkeren, het gebruik beperken of het verkeer onderzoeken.

14.4 Alle intellectuele eigendomsrechten op de software, AI-oplossingen, advertentiemateriaal, teksten, beeld, campagnes, code en systeemopbouw blijven bij Meetflows.

14.5 Het gebruik van de software moet voldoen aan de geldende privacywetgeving. Verwerkt Meetflows persoonsgegevens voor de klant, dan geldt de verwerkersovereenkomst in artikel 18.

15. Support

15.1 Support loopt via e-mail of via een ticketsysteem.

15.2 Meetflows streeft naar een reactie binnen 48 werkuren.

15.3 Voorrangssupport en maatwerkontwikkeling zitten niet in het abonnement en kunnen apart in rekening worden gebracht.

16. Overmacht

16.1 Meetflows is niet aansprakelijk als zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, waaronder storingen, netwerkuitval, incidenten bij datacenters, fouten in koppelingen, ziekte, stakingen of maatregelen van de overheid.

16.2 Bij overmacht mag Meetflows de dienstverlening opschorten zonder schadevergoeding.

17. Geschillen en toepasselijk recht

17.1 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

17.2 Lukt dat niet, dan wordt het geschil uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

17.3 Op deze voorwaarden en op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

18. Verwerkersovereenkomst

Verwerkt Meetflows persoonsgegevens namens de klant, dan gelden de volgende afspraken. Zij gaan boven eventuele afwijkende bepalingen elders in deze voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

18.1 Rollen. De klant is verwerkingsverantwoordelijke. Meetflows is verwerker.

18.2 Doel. Meetflows verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen diensten te leveren.

18.3 Betrokkenen. Onder meer leads, klanten en contactpersonen van de klant.

18.4 Soorten gegevens. Onder meer naam, contactgegevens, gespreksinhoud, afspraakgegevens en gegevens in het klantsysteem.

18.5 Instructies. Meetflows verwerkt uitsluitend op instructie van de klant, tenzij de wet anders vereist.

18.6 Subverwerkers. Meetflows mag subverwerkers inschakelen en legt hun dezelfde verplichtingen op. Een actuele lijst is op verzoek beschikbaar.

18.7 Doorgifte. Doorgifte buiten de EER gebeurt op basis van standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.

18.8 Geheimhouding. Iedereen die namens Meetflows toegang heeft tot persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht.

18.9 Beveiliging. Meetflows neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling, toegangsbeheer en logging.

18.10 Datalekken. Meetflows meldt een datalek zonder onnodige vertraging aan de klant, met de informatie die de klant nodig heeft om aan zijn meldplicht te voldoen.

18.11 Bijstand. Meetflows helpt de klant redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen en bij effectbeoordelingen.

18.12 Teruggave of verwijdering. Na afloop van de overeenkomst verwijdert of retourneert Meetflows de persoonsgegevens, tenzij de wet bewaring voorschrijft.

18.13 Audits. De klant mag, na redelijke aankondiging en op eigen kosten, de naleving laten controleren.

18.14 Aansprakelijkheid. De aansprakelijkheidsbeperking in artikel 13 geldt ook voor deze verwerkersovereenkomst, voor zover de wet dat toestaat.

19. Berichtenprogramma

19.1 Als onderdeel van de dienstverlening biedt Meetflows een berichtenprogramma per sms en WhatsApp, voor meldingen over de dienst zoals afspraakbevestigingen en statusupdates, en, met aparte toestemming, voor aanbiedingen.

19.2 Toestemming wordt vastgelegd via een duidelijk aangegeven veld, waarbij de ontvanger zelf zijn nummer invult en aanvinkt dat hij berichten wil ontvangen. Toestemming is geen voorwaarde om diensten af te nemen.

19.3 De frequentie hangt af van het gebruik en de afgenomen diensten.

19.4 Afmelden kan op elk moment door STOP te antwoorden. Afmeldingen worden binnen 24 uur verwerkt.

19.5 Telefoonnummers en toestemmingsgegevens worden niet gedeeld met derden voor marketingdoeleinden.

20. Wijziging van deze voorwaarden

20.1 Meetflows mag deze voorwaarden wijzigen.

20.2 Wijzigingen gelden ook voor bestaande klanten, mits ze vooraf zijn aangekondigd.

21. Beëindiging

21.1 Meetflows mag de toegang tot de site en de software beëindigen of opschorten als de klant deze voorwaarden schendt of zich onrechtmatig gedraagt.

21.2 Na beëindiging stopt de klant elk gebruik van de site, de software en het materiaal dat daaruit is verkregen.

22. Contact

Vragen over deze voorwaarden:

• info@meetflows.ai
• +31 6 20710828
• Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre