Home › Privacyverklaring

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 19 oktober 2026.

Over berichtenverkeer. Meetflows V.O.F. deelt telefoonnummers en vastgelegde toestemmingen niet met partners of derden voor marketing of promotie. Die gegevens gaan uitsluitend naar de aanbieders die de berichten voor ons bezorgen.

1. Wie wij zijn

Waar hieronder Meetflows, wij of ons staat, wordt bedoeld:

  • Meetflows V.O.F.
  • Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre
  • KvK 87868024
  • info@meetflows.ai
  • +31 6 20710828

Deze privacyverklaring geldt voor alle websites, platformen, software en diensten die onder de naam Meetflows worden aangeboden.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je onze diensten gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens.

2.1 Gegevens die je zelf aanlevert

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Adres
  • Bedrijfsnaam
  • Factuur- en betaalgegevens
  • Inloggegevens, als die van toepassing zijn
  • Toestemmingen en de bijbehorende tijdstempels per communicatiekanaal

2.2 Gegevens die door onze AI- en automatiseringssystemen lopen

  • Gegevens van leads die via het klantsysteem binnenkomen of worden gesynchroniseerd
  • Chatgeschiedenis, WhatsApp-gesprekken en gesprekken met de AI-assistent
  • Afspraakgegevens
  • Notities, taken en velden in het klantsysteem
  • Bestanden die je uploadt of importeert

2.3 Gegevens die automatisch worden verzameld

  • IP-adres
  • Apparaatgegevens
  • Browsertype
  • Gebruikslogboeken
  • Websitestatistieken
  • Activiteit van cookies, tags en pixels

2.4 Bijzondere persoonsgegevens

Wij verzamelen niet bewust bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie. Verwerkt jouw organisatie zulke gegevens, dan ben jij ervoor verantwoordelijk dat dit rechtmatig gebeurt en dat je ons daarover uitdrukkelijk instrueert.

3. Waarvoor wij gegevens verwerken en op welke grondslag

3.1 Om onze diensten te leveren

  • Het inrichten en onderhouden van je klantsysteem
  • Opvolging van leads door AI-assistenten
  • Geautomatiseerde processen
  • Het inplannen van afspraken
  • Klantondersteuning

3.2 Om onze diensten te verbeteren

  • Het trainen en bijsturen van onze eigen systemen
  • Analyses en prestatie-inzichten
  • Intern testen en fouten opsporen

Waar dat kan, worden gegevens hiervoor geanonimiseerd of samengevoegd.

3.3 Om met je te communiceren

  • Meldingen over de dienst
  • Beveiligingsmeldingen
  • Facturen en administratieve berichten
  • Updates en productinformatie
  • Het bijhouden van je voorkeuren en toestemmingen

3.4 Voor marketing, voor zover toegestaan

  • Nieuwsbrief
  • Retargeting
  • Advertentiestatistieken
  • Analyse van onze funnel

3.5 Om aan wet- en regelgeving te voldoen

  • Boekhouding en administratie, met een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar
  • Het opsporen van fraude
  • Het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van autoriteiten
  • Het afdwingen van gemaakte afspraken

Grondslagen onder de AVG

  • Uitvoering van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b
  • Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f
  • Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a
  • Wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c

4. Verwerkers en systemen waar wij mee werken

Meetflows werkt met de volgende categorieën dienstverleners, die als verwerker of subverwerker optreden:

  • Klantsystemen, bijvoorbeeld GoHighLevel
  • Automatiseringsplatformen, bijvoorbeeld n8n
  • Aanbieders van AI-modellen, zoals Anthropic (Claude)
  • Advertentie- en analyseplatformen zoals Meta Ads, Google Ads en Google Tag Manager
  • Aanbieders van berichten-, telefonie- en e-maildiensten, zoals 360dialog (WhatsApp Business API), het WhatsApp Business Platform van Meta, Twilio (telefonie en sms) en Resend
  • Betaaldienstverleners
  • Hostingpartners en aanbieders van cloudinfrastructuur, zoals Supabase en Vercel voor het Meetflows-platform
  • Google Workspace

Een actuele en volledige lijst van subverwerkers krijg je op verzoek. Waar dat nodig is sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

5. Cookies, pixels en meettechnieken

Op meetflows.ai gebruiken wij het volgende:

  • Altijd, want nodig voor de site. Je cookiekeuze (lokaal in je browser) en, als je inlogt op het platform of de hub, de cookies om je ingelogd te houden.
  • Vercel Web Analytics. Telt bezoekers zonder cookies en zonder persoonsgegevens.
  • Alleen na jouw toestemming. De Meta Pixel, om te meten welke advertentie je naar onze site bracht, en PostHog (op servers in de EU), om te zien hoe bezoekers onze pagina's gebruiken. Zonder toestemming gaat er niets naar Meta of PostHog.
  • Formulieren en agenda. Het aanvraagformulier en de agenda voor een kennismaking komen van GoHighLevel (LeadConnector). Die kunnen functionele cookies plaatsen om het formulier te laten werken.

Plan je via onze site een kennismaking, dan melden wij die boeking ook aan Meta (via de Conversions API), om te meten welke advertentie werkte.

Bij je eerste bezoek vragen wij om toestemming. Je keuze wijzig je altijd via Cookie-instellingen, ook onderaan elke pagina. Trek je toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van Meta en PostHog uit je browser.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

  • Facturen en administratie: zeven jaar, dat is een wettelijke verplichting
  • Gegevens van leads en klanten in het klantsysteem: zolang de klant ze daar bewaart
  • Logboeken van AI- en chatgesprekken: zolang nodig voor de levering en de kwaliteit van de dienst
  • Cookies: volgens hun technische levensduur
  • Back-ups: beveiligd opgeslagen volgens ons interne bewaarbeleid

Zijn gegevens niet langer nodig, dan verwijderen of anonimiseren wij ze.

7. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen, verhuren of verhandelen geen persoonsgegevens.

Wij delen persoonsgegevens met:

  • Subverwerkers en dienstverleners die namens ons werken, op basis van een verwerkersovereenkomst
  • Aanbieders van sms- en berichtendiensten, uitsluitend om berichten te bezorgen waarvoor toestemming is gegeven
  • Het klantsysteem en de automatiseringen die de klant zelf heeft ingericht
  • Betaaldienstverleners
  • Autoriteiten, uitsluitend als de wet ons daartoe verplicht of bij een rechtmatig bevel
  • Een overnemende partij, bij een fusie of overname. Je gegevens blijven dan onder deze verklaring beschermd

Wij delen alleen wat noodzakelijk is. Alle dienstverleners zijn contractueel gebonden aan geheimhouding en beveiliging.

Toestemmingsgegevens voor berichtenverkeer, waaronder telefoonnummers en de vastlegging van de toestemming zelf, delen wij niet met derden of partners voor marketingdoeleinden. Die gegevens gaan uitsluitend naar de aanbieders die de berichten bezorgen.

8. Doorgifte buiten de EER

Het Meetflows-platform (app.meetflows.ai) en de bijbehorende database draaien bij Supabase en Vercel op servers in Frankfurt, Duitsland. Gegevens van leads en klanten, gesprekken, afspraken en bestanden staan dus in de Europese Unie. WhatsApp-berichten lopen via 360dialog, ook in Duitsland.

Een deel van de persoonsgegevens wordt wel buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt:

  • Verenigde Staten. Dienstverleners zoals Twilio (telefonie en sms), Meta (WhatsApp Business Platform), Resend (e-mail), GoHighLevel (klantsysteem) en Anthropic (AI-modellen) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Ook Supabase en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven.

Wij hanteren daarbij de volgende waarborgen:

  • Voor de Verenigde Staten geldt het EU-VS Data Privacy Framework voor partijen die daarbij zijn aangesloten, en anders de standaardcontractbepalingen
  • Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag

Klanten buiten de EU en de EER zijn zelf verantwoordelijk voor naleving van de regels in hun eigen land.

9. Beveiliging

Meetflows neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • Versleuteld gegevensverkeer via TLS
  • Versleutelde opslag waar dat ondersteund wordt
  • Toegangsbeheer en authenticatie
  • Logging, monitoring en detectie van misbruik
  • Regelmatige updates en beveiligingspatches
  • Gescheiden omgevingen per klant
  • Toegang tot gegevens op basis van het minimum dat nodig is

Geen enkel systeem is volledig veilig, maar wij nemen redelijke maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

  • Inzage in je gegevens
  • Rectificatie van onjuiste gegevens
  • Verwijdering van je gegevens
  • Beperking van de verwerking
  • Overdraagbaarheid van je gegevens
  • Bezwaar tegen de verwerking
  • Het intrekken van eerder gegeven toestemming
  • Het indienen van een klacht bij een toezichthouder

Een verzoek stuur je naar info@meetflows.ai. Wij reageren binnen een maand.

11. Wat wij met AI doen

Meetflows gebruikt AI-systemen om:

  • Leads te kwalificeren
  • Antwoorden op te stellen
  • Afspraken in te plannen
  • De inhoud van berichten te analyseren
  • Processen te verbeteren

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • AI-modellen verwerken tekst tijdelijk om een antwoord te genereren
  • Wij gebruiken klantgegevens niet om openbaar beschikbare AI-modellen te trainen. Anthropic, onze aanbieder van AI-modellen, gebruikt wat wij via zijn API insturen niet om zijn modellen te trainen
  • Gegevens worden beveiligd en per klant gescheiden gehouden
  • Uitvoer van AI wordt alleen vastgelegd voor zover dat nodig is om de dienst te leveren

Klanten blijven zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die zij in deze systemen invoeren.

12. Gegevens van kinderen

Meetflows verzamelt of verwerkt niet bewust gegevens van kinderen onder de zestien jaar. Klanten moeten ervoor zorgen dat zulke gegevens niet via hun systemen bij ons terechtkomen.

13. Berichten per sms en WhatsApp

Als onderdeel van onze dienstverlening kunnen wij je berichten sturen per sms of WhatsApp.

  • Hoe wij toestemming vastleggen. Toestemming geef je via een duidelijk aangegeven veld op onze site, waarbij je zelf je telefoonnummer invult en aanvinkt dat je berichten wilt ontvangen. Toestemming is geen voorwaarde om een dienst bij ons af te nemen.
  • Soorten berichten. Berichten over de dienst zelf, zoals afspraakherinneringen, statusupdates en accountmeldingen. En, als je daar apart toestemming voor geeft, berichten met aanbiedingen.
  • Frequentie. Die hangt af van je gebruik en van de diensten die je afneemt.
  • Kosten. Afhankelijk van je abonnement kunnen de standaardtarieven van je provider gelden.
  • Afmelden. Antwoord op elk moment met STOP. Je krijgt dan één bevestiging en daarna geen berichten meer, tenzij je je opnieuw aanmeldt. Afmeldingen verwerken wij binnen 24 uur.
  • Hulp. Antwoord met HELP, of neem contact op via info@meetflows.ai of +31 6 20710828.

Telefoonnummers en toestemmingsgegevens delen wij niet met derden voor marketingdoeleinden. Delen met onderaannemers die ons helpen de dienst te leveren, bijvoorbeeld voor klantondersteuning, is wel toegestaan.

14. De Meetflows-app

Met de Meetflows-app voor iPhone en Android werk je in hetzelfde platform als op app.meetflows.ai. Daarvoor geldt aanvullend:

  • Pushmeldingen. Zet je meldingen aan, dan bewaren wij een toestelcode van Apple of Google, gekoppeld aan je account. Die gebruiken wij alleen om je meldingen te sturen over je eigen bedrijf, zoals een nieuwe aanvraag of een gemiste oproep. De meldingen lopen via Apple Push Notification service en Google Firebase Cloud Messaging. Log je uit of zet je meldingen uit, dan verwijderen wij de toestelcode.
  • Camera, foto's en microfoon. De app gebruikt de camera en je foto's alleen als jij een foto bij een klus toevoegt, en de microfoon alleen als jij je voicemailbericht inspreekt. Wat je vastlegt, wordt opgeslagen in je account.
  • Face ID en vingerafdruk. Ontgrendelen met Face ID of vingerafdruk gebeurt volledig op je toestel. Wij ontvangen geen biometrische gegevens.
  • Geen advertenties of tracking. De app bevat geen advertenties en volgt je niet over andere apps of websites.

15. Koppeling met Google

In het Meetflows-platform kun je als ondernemer zelf je Google-account koppelen, via Instellingen > Koppelingen. Dat is altijd een keuze: zonder koppeling werkt het platform ook. Je geeft toestemming in het venster van Google en ziet daar precies waar Meetflows om vraagt. Daarbij geldt:

  • Google Agenda. Plan je in Meetflows een afspraak in, dan zetten wij die in je Google Agenda en houden wij hem bij als je hem verzet of verwijdert. Afspraken die je zelf in Google Agenda zet, lezen wij (titel, begin- en eindtijd) zodat ze in je Meetflows-agenda als bezet staan en je niet dubbel boekt. Wij lezen alleen de periode rond vandaag die je in de agenda kunt bekijken.
  • Google Bedrijfsprofiel. Wij halen de reviews van het bedrijfsprofiel dat jij kiest op, zodat je ze in Meetflows ziet en erop kunt reageren. Een reactie plaatsen wij alleen als jij die verstuurt; die is daarna openbaar op Google.
  • Je e-mailadres. Wij bewaren het e-mailadres van het gekoppelde Google-account, zodat je ziet welk account gekoppeld is.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om deze functies voor jouw bedrijf te leveren. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties, delen ze niet met anderen (behalve met de verwerkers uit hoofdstuk 4 die het platform voor ons draaien) en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Medewerkers van Meetflows kijken alleen mee als jij daar om vraagt voor support, als het nodig is voor de beveiliging of als de wet dat vereist. De toegangssleutels van Google bewaren wij versleuteld.

Je kunt de koppeling altijd verbreken via Instellingen > Koppelingen, of via de beveiligingsinstellingen van je Google-account. Verbreek je hem in Meetflows, dan trekken wij de toegang bij Google in en verwijderen wij de toegangssleutels en de opgehaalde agenda-items. Afspraken die al in je Google Agenda staan, blijven daar staan.

Het gebruik en de overdracht van informatie die Meetflows ontvangt van Google API's houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use).

16. Je account verwijderen

Wil je je Meetflows-account en de bijbehorende gegevens laten verwijderen, stuur dan een mail vanaf het e-mailadres van je account naar info@meetflows.ai met als onderwerp “Account verwijderen”. Wij bevestigen je verzoek en verwijderen je account en persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke plicht, zoals facturen (zeven jaar). Ben je medewerker bij een bedrijf dat Meetflows gebruikt, dan kan de eigenaar van dat bedrijf je ook zelf uit het team verwijderen via Instellingen. Je persoonlijke account verwijderen wij op je verzoek.

17. Links naar andere websites

Op onze site staan links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hoe zij met gegevens omgaan. Deze verklaring gaat alleen over gegevens die Meetflows zelf verwerkt.

18. Wijzigingen

Meetflows kan deze privacyverklaring aanpassen. Een nieuwe versie publiceren wij op onze website, met een nieuwe datum bovenaan. Belangrijke wijzigingen melden wij actief.

19. Contact en klachten

Voor vragen of verzoeken over privacy:

  • info@meetflows.ai
  • +31 6 20710828
  • Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.