1. Wie wij zijn
Waar hieronder Meetflows, wij of ons staat, wordt bedoeld:
- Meetflows V.O.F.
- Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre
- KvK 87868024
- info@meetflows.ai
- +31 6 20710828
Deze privacyverklaring geldt voor alle websites, platformen, software en diensten die onder de naam Meetflows worden aangeboden.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Afhankelijk van hoe je onze diensten gebruikt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens.
2.1 Gegevens die je zelf aanlevert
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adres
- Bedrijfsnaam
- Factuur- en betaalgegevens
- Inloggegevens, als die van toepassing zijn
- Toestemmingen en de bijbehorende tijdstempels per communicatiekanaal
2.2 Gegevens die door onze AI- en automatiseringssystemen lopen
- Gegevens van leads die via het klantsysteem binnenkomen of worden gesynchroniseerd
- Chatgeschiedenis, WhatsApp-gesprekken en gesprekken met de AI-assistent
- Afspraakgegevens
- Notities, taken en velden in het klantsysteem
- Bestanden die je uploadt of importeert
2.3 Gegevens die automatisch worden verzameld
- IP-adres
- Apparaatgegevens
- Browsertype
- Gebruikslogboeken
- Websitestatistieken
- Activiteit van cookies, tags en pixels
2.4 Bijzondere persoonsgegevens
Wij verzamelen niet bewust bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie. Verwerkt jouw organisatie zulke gegevens, dan ben jij ervoor verantwoordelijk dat dit rechtmatig gebeurt en dat je ons daarover uitdrukkelijk instrueert.
3. Waarvoor wij gegevens verwerken en op welke grondslag
3.1 Om onze diensten te leveren
- Het inrichten en onderhouden van je klantsysteem
- Opvolging van leads door AI-assistenten
- Geautomatiseerde processen
- Het inplannen van afspraken
- Klantondersteuning
3.2 Om onze diensten te verbeteren
- Het trainen en bijsturen van onze eigen systemen
- Analyses en prestatie-inzichten
- Intern testen en fouten opsporen
Waar dat kan, worden gegevens hiervoor geanonimiseerd of samengevoegd.
3.3 Om met je te communiceren
- Meldingen over de dienst
- Beveiligingsmeldingen
- Facturen en administratieve berichten
- Updates en productinformatie
- Het bijhouden van je voorkeuren en toestemmingen
3.4 Voor marketing, voor zover toegestaan
- Nieuwsbrief
- Retargeting
- Advertentiestatistieken
- Analyse van onze funnel
3.5 Om aan wet- en regelgeving te voldoen
- Boekhouding en administratie, met een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar
- Het opsporen van fraude
- Het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van autoriteiten
- Het afdwingen van gemaakte afspraken
Grondslagen onder de AVG
- Uitvoering van een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b
- Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f
- Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a
- Wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c
4. Verwerkers en systemen waar wij mee werken
Meetflows werkt met de volgende categorieën dienstverleners, die als verwerker of subverwerker optreden:
- Klantsystemen, bijvoorbeeld GoHighLevel
- Automatiseringsplatformen, bijvoorbeeld n8n
- Aanbieders van AI-modellen
- Advertentie- en analyseplatformen zoals Meta Ads, Google Ads en Google Tag Manager
- Aanbieders van e-mail- en WhatsApp-bezorging
- Betaaldienstverleners
- Hostingpartners en aanbieders van cloudinfrastructuur
- Google Workspace
Een actuele en volledige lijst van subverwerkers krijg je op verzoek. Waar dat nodig is sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
5. Cookies, pixels en meettechnieken
Meetflows gebruikt cookies, tags en pixels op al zijn domeinen en subdomeinen, waaronder:
- Meta Pixel
- Google Tag Manager
- Analytische cookies
- Functionele cookies
- Marketingcookies
- Sessiecookies
Waar de wet dat vereist vragen wij via een banner toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.
Je kunt cookies zelf beheren via de instellingen van je browser. Zet je ze uit, dan werken sommige onderdelen van de site mogelijk niet meer.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
- Facturen en administratie: zeven jaar, dat is een wettelijke verplichting
- Gegevens van leads en klanten in het klantsysteem: zolang de klant ze daar bewaart
- Logboeken van AI- en chatgesprekken: zolang nodig voor de levering en de kwaliteit van de dienst
- Cookies: volgens hun technische levensduur
- Back-ups: beveiligd opgeslagen volgens ons interne bewaarbeleid
Zijn gegevens niet langer nodig, dan verwijderen of anonimiseren wij ze.
7. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen, verhuren of verhandelen geen persoonsgegevens.
Wij delen persoonsgegevens met:
- Subverwerkers en dienstverleners die namens ons werken, op basis van een verwerkersovereenkomst
- Aanbieders van sms- en berichtendiensten, uitsluitend om berichten te bezorgen waarvoor toestemming is gegeven
- Het klantsysteem en de automatiseringen die de klant zelf heeft ingericht
- Betaaldienstverleners
- Autoriteiten, uitsluitend als de wet ons daartoe verplicht of bij een rechtmatig bevel
- Een overnemende partij, bij een fusie of overname. Je gegevens blijven dan onder deze verklaring beschermd
Wij delen alleen wat noodzakelijk is. Alle dienstverleners zijn contractueel gebonden aan geheimhouding en beveiliging.
Toestemmingsgegevens voor berichtenverkeer, waaronder telefoonnummers en de vastlegging van de toestemming zelf, delen wij niet met derden of partners voor marketingdoeleinden. Die gegevens gaan uitsluitend naar de aanbieders die de berichten bezorgen.
8. Doorgifte buiten de EER
Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Wij hanteren daarbij de volgende waarborgen:
- Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie
- Adequaatheidsbesluiten waar die beschikbaar zijn
- Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling
Klanten buiten de EU en de EER zijn zelf verantwoordelijk voor naleving van de regels in hun eigen land.
9. Beveiliging
Meetflows neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Versleuteld gegevensverkeer via TLS
- Versleutelde opslag waar dat ondersteund wordt
- Toegangsbeheer en authenticatie
- Logging, monitoring en detectie van misbruik
- Regelmatige updates en beveiligingspatches
- Gescheiden omgevingen per klant
- Toegang tot gegevens op basis van het minimum dat nodig is
Geen enkel systeem is volledig veilig, maar wij nemen redelijke maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
10. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage in je gegevens
- Rectificatie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van je gegevens
- Beperking van de verwerking
- Overdraagbaarheid van je gegevens
- Bezwaar tegen de verwerking
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming
- Het indienen van een klacht bij een toezichthouder
Een verzoek stuur je naar info@meetflows.ai. Wij reageren binnen een maand.
11. Wat wij met AI doen
Meetflows gebruikt AI-systemen om:
- Leads te kwalificeren
- Antwoorden op te stellen
- Afspraken in te plannen
- De inhoud van berichten te analyseren
- Processen te verbeteren
Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- AI-modellen verwerken tekst tijdelijk om een antwoord te genereren
- Wij gebruiken klantgegevens niet om openbaar beschikbare AI-modellen te trainen
- Gegevens worden beveiligd en per klant gescheiden gehouden
- Uitvoer van AI wordt alleen vastgelegd voor zover dat nodig is om de dienst te leveren
Klanten blijven zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die zij in deze systemen invoeren.
12. Gegevens van kinderen
Meetflows verzamelt of verwerkt niet bewust gegevens van kinderen onder de zestien jaar. Klanten moeten ervoor zorgen dat zulke gegevens niet via hun systemen bij ons terechtkomen.
13. Berichten per sms en WhatsApp
Als onderdeel van onze dienstverlening kunnen wij je berichten sturen per sms of WhatsApp.
- Hoe wij toestemming vastleggen. Toestemming geef je via een duidelijk aangegeven veld op onze site, waarbij je zelf je telefoonnummer invult en aanvinkt dat je berichten wilt ontvangen. Toestemming is geen voorwaarde om een dienst bij ons af te nemen.
- Soorten berichten. Berichten over de dienst zelf, zoals afspraakherinneringen, statusupdates en accountmeldingen. En, als je daar apart toestemming voor geeft, berichten met aanbiedingen.
- Frequentie. Die hangt af van je gebruik en van de diensten die je afneemt.
- Kosten. Afhankelijk van je abonnement kunnen de standaardtarieven van je provider gelden.
- Afmelden. Antwoord op elk moment met STOP. Je krijgt dan één bevestiging en daarna geen berichten meer, tenzij je je opnieuw aanmeldt. Afmeldingen verwerken wij binnen 24 uur.
- Hulp. Antwoord met HELP, of neem contact op via info@meetflows.ai of +31 6 20710828.
Telefoonnummers en toestemmingsgegevens delen wij niet met derden voor marketingdoeleinden. Delen met onderaannemers die ons helpen de dienst te leveren, bijvoorbeeld voor klantondersteuning, is wel toegestaan.
14. Links naar andere websites
Op onze site staan links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hoe zij met gegevens omgaan. Deze verklaring gaat alleen over gegevens die Meetflows zelf verwerkt.
15. Wijzigingen
Meetflows kan deze privacyverklaring aanpassen. Een nieuwe versie publiceren wij op onze website, met een nieuwe datum bovenaan. Belangrijke wijzigingen melden wij actief.
16. Contact en klachten
Voor vragen of verzoeken over privacy:
- info@meetflows.ai
- +31 6 20710828
- Alexanderstraat 16a, 5583 BK Waalre
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.